Вы можете говорить о том, что эффективно управляете организацией мероприятия тогда, когда задолго до начала события множество людей начинает восторженно делиться информацией о нем с друзьями и бизнес-коллегами. Такая реакция на анонс вашего мероприятия помогает привлечь больше участников, потратив меньше времени, сил и денег. Но как подготовить событие, которое заслуживает того, чтобы о нем говорили? Вот шесть кратких советов на эту тему.
1. Выберите место для мероприятия правильно, с учетом всех обстоятельств
Место, где пройдет мероприятие, очень важно: оно создаст у участников первое впечатление. Подумайте об этом как о расширении своего бизнес-имиджа. Учитывая это обстоятельство, поищите хорошо оборудованное и удобно расположенное место с незапятнанной репутацией, дружелюбным персоналом и просторной парковкой для автомобилей, до которого участники смогут доехать без труда.
2. Ищите докладчиков, способных привлечь внимание участников
Выступающие могут обеспечить успех вашего мероприятия или обречь его на провал, поэтому отнеситесь к выбору докладчиков со всей серьезностью. Лучших спикеров часто находят по рекомендациям, поэтому расспросите дружественных вам организаторов других конференций, координаторов мероприятий и деловых партнеров: кого они знают лично, чьи выступления слышали, от чьих речей получили удовольствие.
Взгляните на краткий список тем, по которым обычно выступает тот или иной докладчик. Убедитесь, что они интересны и важны для целевой аудитории вашего мероприятия. Так вы поймете, целесообразно ли приглашать данного спикера. Уделите также время изучению его рекомендаций, поговорите с организаторами других мероприятий и получите их отзывы о выступавших.
3. Остерегайтесь недооценивать эффект хорошей еды
Хорошая еда может вызвать по-настоящему позитивные эмоциональные реакции, так что в питание участников события стоит вложить больше денег. Обычно люди долго и с удовольствием вспоминают встречи, на которых их хорошо кормили. Хорошая еда может также стать для них сильным стимулом, чтобы снова прийти к вам.
4. Немного творчества
Мероприятия — отличная возможность развлечься и проявить креативность, поэтому подумайте об интересных темах, побуждающих думать, о моментах эмоциональной разрядки и других способах раскрепощения участников, чтобы они начали активно участвовать в дискуссиях.
5. Побудите участников неформально общаться и налаживать связи
Организация пространства для неформального общения — отличный способ помочь участникам расслабиться и завязать личные отношения. Если благодаря вам люди почувствуют себя непринужденно, посмеются или установят деловые отношения, значит, на ваших мероприятиях они захотят появляться снова и снова.
6. Придерживайтесь графика
Звучит просто, но соблюдение графика и обеспечение точного времени начала и завершения мероприятия может произвести на участников по-настоящему положительное впечатление. Ваша пунктуальность продемонстрирует участникам, что вы цените их время и понимаете: у них есть другие дела, им надо побывать и в других местах.
Будем рады, если вы поделитесь с нами собственными составляющими мероприятия, которое запомнится участникам.
Лорен Холл,
генеральный директор и соучредитель компании iVvy, занимающейся разработкой программного обеспечения для event-индустрии
Оригинал статьи на английском языке: http://www.ivvy.com/blog/six-tips-for-creating-an-unforgettable-event
Блог