Как увеличить посещаемость деловых мероприятий

Посещая мероприятия, участники получают удовольствие

Самый важный шаг к преодолению страхов, связанных с низкой посещаемостью мероприятий, — осознать, что люди действительно получают от них удовольствие. Посещая деловые мероприятия, участники узнают много нового и получают возможность общаться, взаимодействовать с другими бизнесменами и лидерами своей отрасли. На самых успешных мероприятиях складывается теплая, дружественная атмосфера. Вот почему участники довольны.

Формирование успешной программы мероприятия

Поняв, что людям нравится участвовать в мероприятиях, организаторам необходимо сформировать программу, которая стоит того, чтобы участники купили билеты. Программу следует посвятить одной теме. Не следует подавлять людей информацией.
Приводим образец программы утреннего семинара, удовлетворяющей потребности аудитории:

Учитывайте дни и время

Несмотря на отличную, привлекательную программу, у участников есть собственные предпочтения относительно времени, когда они хотят присутствовать на мероприятии, и времени, когда они присутствовать не смогут. Определяя дни и время проведения мероприятия, учитывайте следующие обстоятельства:

• Участники отдают предпочтение утренним мероприятиям.

• Участники отдают предпочтение проведению чествований сразу же после завершения рабочего дня.

• Вторник и четверг — предпочтительные дни недели, когда, по мнению участников, лучше всего проводить мероприятия.

• Избегайте, если возможно, проводить мероприятия по пятницам.

• Не проводите мероприятия в праздничные и предпраздничные дни.

• Учитывайте моменты, связанные с необходимостью добраться до места проведения мероприятия.

• Поддерживайте репутацию организаторов как пунктуальных людей, которые начинают и заканчивают работу строго в назначенное время.

Найдите уникальное и удобное место проведения мероприятия

Да, деловые встречи проводят, как правило, в отелях, и в этом ничего уникального нет. Но не все отели одинаковы, и к тому же это не единственно возможные места проведения встреч. В данном отношении главное — так выбрать площадку, чтобы участникам захотелось ее посетить. Ведь, в конце концов, участники мероприятий изменяют обычные маршруты и графики, когда хотят получить удовольствие.
Учитывайте следующие факторы:

• Выбирайте площадку, которая находится близко для большинства участников.

• Выбирайте площадку, собственники которой имеют опыт проведения похожих мероприятий.

• Выбирайте площадку, учитывая вкусовые предпочтения будущих участников.

Составьте соответствующий список участников

Успешные мероприятия посвящены конкретной теме и интересуют конкретную целевую аудиторию. Очень полезно и выгодно составлять целевой список участников, в котором они будут указаны в порядке важности. Зачастую организаторы встреч составляют базовый список ожидаемых участников и демонстрируют этот список массам. Этот прием полезен лишь в том случае, если организаторы стараются заполнить зал, манипулируя цифрами. Я не рекомендую рассчитывать количество потенциальных участников конференции, как 1-3% от прямой почтовой рассылки. Предпочтительнее делать список тех, кто действительно захочет участвовать, тогда прогнозируемая явка достигнет 50% и выше. И последнее соображение, касающееся участников. Старайтесь приглашать на мероприятия людей, равных по положению и опыту.

Приглашайте, приглашайте, приглашайте

Один из способов повысить число участников организуемого вами мероприятия — заблаговременно пригласить их. Продолжайте напоминать им о грядущей встрече даже в том случае, если они уже подтвердили участие. Важно создать атмосферу ожидания. Традиционные печатные приглашения уместны, хотя теперь, в общем, позволительно использовать электронную рассылку.
Попробуйте использовать такой подход:

• Сообщите потенциальным участникам о мероприятии до того, как направите им приглашения.

• На ранней стадии планирования разошлите (в письменной или электронной форме) сообщение с просьбой не занимать день вашего мероприятия другими делами.

• Пошлите (в письменной или электронной форме) приглашение с подробностями мероприятия, в том числе с наиболее примечательными моментами программы.

• Еще раз направьте участникам подробное приглашение, приложив к нему личное обращение (в электронной форме).

• Проведите формальный обзвон приглашенных, лично пригласите каждого посетить ваше мероприятие.

Еще раз о приглашениях, сделанных по телефону

Приглашение, сделанное в печатной или электронной форме, — это хорошо и правильно, но оно не заменяет приглашения, сделанного лично (если только вы не планируете проводить большой симпозиум или собрание с 500 и более участниками). Этот шаг заставляет большинство организаторов испытывать дискомфорт: они не хотят обзванивать участников. Данной обязанностью можно и поделиться. Список участников часто составляют на основе списков контактов. Такие списки ведут разные люди, и именно те, кто имеет наиболее тесные связи с приглашенными лицами, должны лично пригласить своих «подопечных».

Создайте себе репутацию организаторов, обеспечивающих отличные программы

Каждому приходилось участвовать и в хороших, и в плохих конференциях, и то же самое следует сказать о семинарах и других заслуживающих оценки мероприятиях. К счастью для организаторов, люди чаще получают, чем не получают удовольствие от встреч, в которых участвуют. Ключевой момент здесь — создать у ваших клиентов репутацию поставщика отличных деловых программ. Это проще, чем кажется: если человек получил удовольствие, поучаствовав в организованном вами мероприятии, то высока вероятность, что он примет участие и в новом.

Займитесь рассылкой дополнительных сообщений после мероприятия и благодарностей участникам

Поскольку люди посещают мероприятия, чтобы получать новую информацию, многие участники ценят возможность получить дополнительную информацию и материалы, на которые могли ссылаться выступающие или другие участники. Рассылка таких сообщений — отличная возможность поделиться информацией, сопроводив ее благодарностью участникам.Рассылка письменных благодарностей и дополнительных материалов — то, чем многие организаторы пренебрегают. Но участники обращают внимание на эти знаки внимания.
Роб Хард — управляющий мероприятиями с 15-летним стажем. На его счету сотни корпоративных мероприятий по всей территории США.
Оригинал статьи на английском языке: http://eventplanning.about.com/od/eventplanningbasics/tp/business_meetings.htm