Как измерить результаты делового мероприятия

Как сформулировать цель делового мероприятия

Самый часто встречающийся вопрос на переговорах организаторов и заказчиков мероприятия: «Какой измеримый результат принесет проведенная конференция или семинар?» Заказчики хотят эффективно потратить свои деньги. И поверьте, это самые замечательные заказчики, те, кто умеет общаться на языке цифр. Договариваться, оперируя цифрами, намного проще, чем ориентируясь на «вкусы» или совпадение «видения».

ROI мероприятия или как считать нематериальные ценности

На языке финансистов ROI мероприятия – это выраженная в процентах разница между вкладом мероприятия в прибыль компании минус расходы на него. Все было бы логично и просто, если бы мы не оперировали нематериальными ценностями – лояльность бренду, обмен знаниями, повышение информированности о чем-либо, повышение уровня взаимоотношений, обучение, создание впечатление, паттернов поведения участников мероприятия и т.д.

Хорошая новость заключается в том, что нематериальные ценности тоже просчитываются. Организаторы конференций в ИТ-компаниях хотят получать больше лидов, увеличить количество откликов на приглашения, получить больше регистраций и фактических посещений, расширить клиентскую базу, протестировать новые решения и привлечь новых заказчиков и т.д.

Даже на тех мероприятиях, где не заявлено получение заказчиком прямой выгоды, например, ивенты правительственных или некоммерческих организаций, профессиональных ассоциаций всегда транслируется миссия данной компании, эффективное заявление, которое и становится главной целью.

Формулируем цели для делового мероприятия

Перед организацией мероприятия стороны формулируют для себя главные цели мероприятия и параметры их оценки. Для того чтобы не забыть что-либо, можно пользоваться оригинальной «пирамидой Маслоу» для организаторов конференций. Модель, приведенная ниже, взята из методологии подсчета эффективности Джека Филипса Института ROI (ссылка).

Цели формулируем на каждом уровне, начиная с верхушки пирамиды. Здесь уместно будет сказать, что каждую цель расписываем по SMART: конкретная, измеримая, достижимая, реалистичная и сроки. Оценивать результаты будем наоборот, начиная с самого нижнего уровня.

Например, первоначально для нижнего уровня цель может быть сформулирована, как повысить качество целевой аудитории. Хорошо, но если ее уточнить, то получится: пригласить более 50% руководителей определенного уровня и получить от них обратную связь в виде анкеты.

Исходя из цели, будем оценивать качество работы организатора. Например, конверсия зарегистрированных посетителей и участников мероприятия на уровне 50-70% говорит о качественном контенте актуальном для целевой аудитории. Если мероприятие проводится регулярно, то ежегодный прирост на 30-40% качественной аудитории – отличный показатель качества мероприятия.

Аналогичным образом прорабатываются все остальные цели на мероприятие. В итоге у заказчика мероприятия и у организатора будет объемная, полная картина для работы над мероприятием «под ключ», а результаты работы будут оцениваться по единым критериям.

P.S. Надеемся еще вернуться к теме формулировки целей и задач для делового мероприятия. Формулировка целей – это навык, который надо практиковать постоянно. Сейчас перед новым годом мы все подводим итоги и загадываем желания, попробуйте загадать себе что-нибудь по SMART: конкретно со сроками реализации в реалистичном объеме и с критериями оценки. Запишите это в ежедневнике, а потом оцените в конце года количество сбывшихся мечт. Волшебство работает, убедитесь сами. В конце формулировки каждой мечты/цели стоит добавить еще фразу: «Я хочу достичь этого легко и радостно и пусть это (то, что вы загадали) положительно повлияет на мою семью и финансовое благополучие».